E-Defter Uygulamaları

E-defter uygulamaları yazımızda, mükelleflerin e-defteri oluşturacak kayıtların oluşturulması esnasında dikkat etmesi gereken konuları, e-defter belge tiplerinin neler olduğunu, e-defter alanlarının ne şekilde doldurulması gerektiğine değineceğiz.

Ticari  Defterlere İlişkin Tebliğ'de yer alan bilgilere göre muhasebe kaydına ilişkin yevmiye maddelerinin aşağıdaki bilgileri içermesi zorunludur.


Madde sıra numarası,Tarih,Borçlu hesap,Alacaklı hesap,Tutar,Her kaydın dayandığı belgelerin türü ile varsa tarihleri ve sayıları.
Yapılacak olan muhasebe kayıtlarında kaynak belgeye ait detay bilgileri, e-Defter uygulamasında istenilmektedir. e-defter uygulamasında kayıt aşamasında Belge Tipi tanımlaması aşağıdaki şekilde sekiz ana başlık altında yapılmıştır.

1.    Çek
2.    Fatura
3.    Müşteri Sipariş Belgesi
4.    Satıcı Sipariş Belgesi
5.    Senet
6.    Navlun
7.    Makbuz
8.    Diğer

Yukarıda yer alan ilk yedi belge tipinin dışında muhasebe kaydına esas teşkil eden belgeler için Diğer belge tipi kullanılacak ve bu belgenin ne olduğuna dair açıklama yapılacak ayrıca kayda esas belgenin üzerinde bulunan numara ve tarih bilgileri yazılacaktır.

Buna göre; e-Defter uygulamasında her bir belgeye ait bilgilerin, tek bir yevmiye kaydında gösterilmesi esastır. Muhasebe kaydına esas teşkil eden işlem bir belgeye dayanıyorsa, mutlaka belge tipi alanının kullanılması gerekmektedir. Ancak muhasebe kaydına esas teşkil eden işlem bir belgeye dayanmıyorsa belge tipi alanı elektronik defterlerde kullanılmamalıdır. Dolayısıyla muhasebe kaydına esas teşkil eden işlem bir belgeye dayanmıyorsa, belge türü, tarihi veya numarası gibi bilgiler verilemez.

Örneğin, açılış-kapanış işlemleri belgeye dayalı olmayabilir. Muhasebe kaydına esas teşkil eden işlem sayılan belge tiplerinden birine dayanıyorsa, bu durumda belge tipi belirtildiği şekilde tanımlanmalıdır. Örneğin fatura girişlerinde kullanılması gereken belge tipi “fatura” olacaktır. Ancak fatura yerine geçen belgeler için “fatura” belge tipi kullanılamaz. Örneğin serbest meslek makbuzu, fatura yerine geçen bir belge olmasına rağmen, elektronik defterde “fatura” olarak değil; “diğer” belge tipinde gösterilmelidir. Açıklama kısmında ise “serbest meslek makbuzu” olarak tanımlanmalıdır.

Sayılan ilk yedi belge tipinin dışında muhasebe kaydına esas teşkil eden belgeler için “diğer” belge tipi kullanılır ve bu belgenin ne olduğuna dair açıklaması yapılır. Bu alan serbest metin olarak giriş yapılan bir alandır. Ancak belge açıklama alanına yapılan işlemin adı değil, doğrudan kayda esas belgenin adı yazılmalıdır. Örneğin, ücret bordrosu, teminat mektubu, sigorta poliçesi, dekont vb. belgeler “diğer” olarak tanımlanabilecek belgelerdir. Ancak havale, eft, ödeme vb. işlem adları kayda esas belge olarak belge açıklaması alanına yazılmamalıdır. Kayda esas belgenin üzerinde kendine ait numara ve tarih var ise, belge numarası ve belge tarihi alanlarına belge üzerindeki bilgiler yazılmalı, bu bilgiler yerine muhasebe fişinin tarihi ve numarası yazılmamalıdır.

Gelir İdaresi Başkanlığınca 26.02.2015 tarihinde e-Defter uygulamasında dikkat edilmesi gereken konular için uygulama kılavuzu yayımlanmıştır. Bu kılavuzun amacı sıklıkla yapılan hataların giderilmesi için dikkat edilmesi gereken hususlardır. Bu kılavuzdaki önemli noktalara değinecek olursak e-defteri oluşturan alanların nasıl doldurulması gerektiğini daha iyi kavrayabiliriz.

Girişi Yapan Kişi

Bu alana kişi adı yerine, kullanılan otomasyon sistem tanımlamaları da yazılabilir. Ancak herhangi bir durumda arka planda asıl kaydı yapan kişi bilgisinin de yetkililere detaylı olarak verilme konusunda kullanıcılar sorumlu olacaktır.

Kayıt Tarihi

Yevmiye tarihi, muhasebe kaydının yapıldığı günün tarihini ifade etmektedir. Yevmiye tarihi ile söz konusu muhasebe kaydına esas belge üzerinde yer alan tarihler  aynı olmak zorunda değildir. Belgelerin muhasebe kaydının yapılması ile ilgili süreler Vergi Usul Kanununda belirlenmiş olup, bu sürelere uyulması zorunludur.

Belge Numarası

Kayda esas teşkil eden belgenin üzerinde yer alan numara bu alana yazılmalıdır. Belge numarası alanına matbu belgenin üzerinde yer alan numara yazılmalıdır. Eğer matbu belge üzerinde numara yer almıyorsa kayda esas teşkil eden belgeye firma tarafından verilen müteselsil numara yazılmalıdır.

Belge Tarihi

Muhasebe programların kaydın yapıldığı tarih ile belge üzerindeki tarih aynı olmak zorunda değildir. Kayıt için yasal süreler dikkate alınmalıdır. Ayrıca ibraz edilecek belgenin tarihi ne ise defterde belge tarihi alanına aktarılması gereken belgenin üzerindeki tarihtir.

Ödeme Yöntemi

Ödeme ya da tahsilat yapıldıysa bu alan kullanılmalıdır. Bu alana sadece ödeme türünü ifade edecek bilgi girişi yapılmalıdır. Örneğin, nakit, banka, kredi kartı, çek, senet..

Belge Tipi

Elektronik defter uygulamasında her bir belgeye ait bilgilerin, tek bir yevmiye kaydında gösterilmesi esastır. Muhasebe kaydına esas teşkil eden işlem bir belgeye dayanıyorsa, mutlaka belge tipi alanının kullanılması gerekmektedir. Ancak muhasebe kaydına esas teşkil eden işlem bir belgeye dayanmıyorsa belge tipi alanı elektronik defterlerde kullanılmamalıdır. Dolayısıyla muhasebe kaydına esas teşkil eden işlem bir belgeye dayanmıyorsa, belge türü, tarihi veya numarası gibi bilgiler verilemez. Örneğin, açılış-kapanış işlemleri belgeye dayalı olmayabilir.
Muhasebe kaydına esas teşkil eden işlem belge tiplerinden birine dayanıyorsa, bu durumda belge tipi tanımlaması belirtildiği şekilde yapılmalıdır. Örneğin fatura girişlerinde kullanılması gereken belge tipi “Fatura” olacaktır. Ancak Fatura yerine geçen belgeler için “Fatura” belge tipi kullanılamaz. Örneğin Serbest meslek makbuzu, fatura yerine geçen bir belge olmasına rağmen, elektronik defterde “Fatura” olarak değil; “Diğer” belge tipinde gösterilmelidir. Açıklama kısmında ise “serbest meslek makbuzu” olarak tanımlanmalıdır. Sayılan belge tipinin dışında muhasebe kaydına esas teşkil eden belgeler için “Diğer” belge tipi kullanılır ve bu belgenin ne olduğuna dair açıklaması yapılır. Belge açıklama alanı, e-Defter alanlarında “Belge tipi tanımlaması” alanına karşılık gelmektedir. Bu alan serbest metin olarak giriş yapılan bir alandır. Ancak belge açıklama alanına yapılan işlemin adı değil, doğrudan kayda esas belgenin adı yazılmalıdır. Örneğin, ücret bordrosu, teminat mektubu, sigorta poliçesi, dekont vb. belgeler “diğer” olarak tanımlanabilecek belgelerdir. Ancak havale, eft, ödeme vb. işlem adları kayda esas belge olarak belge açıklaması alanına yazılmamalıdır.

Banka İşlemlerine istinaden açıklama

Bilindiği üzere bankaya ait işlemlerde muhasebe kaydına esas belge dekont olmaktadır. Dekontların e-Defter uygulamasında belge tipi “Diğer” ve belge açıklaması “dekont” olarak kaydı yapılır ve dekontun numara ve tarihinin de girilmesi zorunludur. Ancak dekont üzerinde belge numarası-tarihi yok ise, kullanılan muhasebe programının söz konusu işleme vermiş olduğu tarih ve numara, belge numarası ve tarihi olarak yazılabilir. Eğer bankaya ait işlemler dekont bazında tek tek muhasebeleştirilemiyorsa, bu banka işlemleri günlük olarak, banka banka ayrıştırmak koşuluyla, her bir bankadan yapılan işlemler birer muhasebe fişinde işlenebilir. e-Defterde bu kayda esas belge olarak muhasebe fişi gösterilebilir. Bu muhasebe fişi e-defter uygulamasında belge tipi “Diğer” ve belge açıklaması “Muhasebe Fişi” olarak kaydı yapılır ve fişin numarası ve tarihi girilir.

Masraf listesine istinaden açıklama

Gün içinde işletmenin ya da personelin yapmış olduğu giderlere ilişkin alınmış belgeler teknik kılavuzlarda sayılan belgelerden biriyse mutlaka belge tipi kılavuzda belirtildiği gibi olmalıdır. Örneğin, personelin yapmış olduğu giderler arasında belge olarak fatura varsa, bu fatura ayrı bir yevmiye kaydında belge türü “invoice” yani fatura olarak fatura belge tarih-numarası da yazılmak şartıyla kaydedilmelidir. Eğer yapılan giderle ilgili belge tipi, tablo 1’de sayılan ilk yedi belge tipinden biri değil ise bir masraf formu oluşturulup eDefter uygulamasında belge tipi “Diğer” ve belge açıklaması “masraf formu” olarak kaydı yapılır. Ayrıca bu masraf formunun numarası ve tarihinin de girilmesi zorunludur. Bu masraf formlarında matbu bir numara ve tarih olmadığı için, oluşturulacak her bir form için müteselsil bir numara ve formun oluşturulduğu günün tarihi üzerine yazılmalıdır. Bu masraf formunda yapılan giderlere ait belgelerin detayları yer almak zorundadır. Ayrıca bu masraf formu firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır. Elektronik ortamda tutulacak belgelerin görüntülenebilir ve doğrulanabilir şekilde muhafaza ve ibraz edilmesinden, diğer matbu belgeler de olduğu gibi, mükellef sorumludur.

Z raporuna istinaden açıklama

Gün sonunda her bir yazar kasadan alınan Z raporu, muhasebe kaydında belge tipi “Diğer” ve belge açıklaması “Z Raporu” olarak kaydı yapılır. Ayrıca bu Z Raporu’nun numarası ve tarihinin de girilmesi zorunludur. Ancak gün içinde yapılan satışlarda Z Raporunun üzerinde yer alan ödeme yöntemlerine (nakit, kredi kartı, vb.) göre ayrıştırılmalıdır. Ödeme yöntemine isabet edecek KDV tutarlarının da ayrıştırılması ve her bir ödeme yönteminin farklı yevmiye maddelerinde gösterilmesi gerekmektedir.

Çek bordrosuna istinaden açıklama

e-Defter uygulamasında kılavuzda sayılan tüm belge tiplerinde olduğu gibi, her bir çek belgesinin de ayrı yevmiye maddelerine kaydedilmesi esastır. Ancak çek bordrosuyla da kaydı mümkün olduğundan e-Defter uygulamasında da bu bordolar üzerinden, aynı alıcı veya satıcıya ait olmak şartıyla, birden fazla çek aynı yevmiye maddesinde kaydedilebilir. Ayrıca muhasebe kaydında belge tipi “Diğer” ve belge açıklaması “Çek bordrosu” olarak kaydı yapılır ve bu çek bordrosunun numarası ve tarihinin girilmesi zorunludur. Bu çek bordrosunda matbu bir numara ve tarih olmadığı için, oluşturulacak her bir bordro için müteselsil bir numara verilmeli ve bordronun oluşturulduğu günün tarihi üzerine yazılmalıdır. Her bir çek bordrosunda, çeklerin detayları yer almak zorundadır. Bu çek bordrosu firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır. Elektronik ortamda tutulacak belgelerin görüntülenebilir ve doğrulanabilir şekilde muhafaza ve ibraz edilmesinden, diğer matbu belgeler de olduğu gibi, mükellef sorumludur.

Senet bordrosuna istinaden açıklama

e-Defter uygulamasında kılavuzda sayılan tüm belge türlerinde olduğu gibi, her bir senet belgesinin de ayrı yevmiye maddelerine kaydedilmesi esastır. Ancak senet bordrosuyla da kaydı mümkün olduğundan e-Defter uygulamasında da bu bordolar üzerinden, aynı alıcı veya satıcıya ait olmak şartıyla, birden fazla senet aynı yevmiye maddesinde kaydedilebilir. Ayrıca muhasebe kaydında belge tipi “Diğer” ve belge açıklaması “Senet bordrosu” olarak kaydı yapılır ve bu senet bordrosunun numarası ve tarihinin girilmesi zorunludur. Bu senet bordrosunda matbu bir numara ve tarih olmadığı için, oluşturulacak her bir bordro için müteselsil bir numara verilmeli ve bordronun oluşturulduğu günün tarihi üzerine yazılmalıdır. Senet bordrolarında, senetlerin detayları yer almak zorundadır. Bu senet bordrosu firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır. Elektronik ortamda tutulacak belgelerin görüntülenebilir ve doğrulanabilir şekilde muhafaza ve ibraz edilmesinden, diğer matbu belgeler de olduğu gibi, mükellef sorumludur

Ücret Bordrosuna istinaden açıklama

Firmalar çalışanları için aylık olarak oluşturacakları ücret bordrolarını, e-Defter uygulamasına aktarırken, tüm personel için oluşan bordroları bir listeye bağlayıp, belge tipi “Diğer” ve belge açıklaması “Ücret Bordrosu İcmali” olarak kaydedebilir. Ücret bordrosu icmalinin numara ve tarihinin girilmesi zorunludur. Ancak Ücret bordrosu icmalinde matbu bir numara ve tarih olmadığı için, oluşturulacak her bir icmal listesi için müteselsil bir numara verilmeli ve icmalin oluşturulduğu günün tarihi üzerine yazılmalıdır. Bu ücret bordrosu icmalinde her bir ücret bordrosunun detayları yer almalıdır. Ayrıca bu icmaller firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır. Elektronik ortamda tutulacak belgelerin görüntülenebilir ve doğrulanabilir şekilde muhafaza ve ibraz edilmesinden, diğer matbu belgeler de olduğu gibi, mükellef sorumludur.

Serbest Meslek Makbuzuna istinaden açıklama

Serbest meslek erbabının, mesleki faaliyetlerine ilişkin her türlü tahsilatı için düzenlediği belge serbest meslek makbuzudur. Bu makbuz e-Defter kılavuzunda sayılan belgeler arasında yer alan makbuz ile karıştırılmamalıdır. Serbest meslek makbuzu sayılan belgeler arasında yer almadığı için belge tipi “Diğer” ve belge açıklaması “serbest meslek makbuzu” olarak kaydı yapılır. Ayrıca belgenin numarası ve tarihinin de girilmesi zorunludur.

QDestek'in hayatınızı nasıl kolaylaştırdığını izlemek için tıklayınız...
Geniş destek ekibimizin tamamı Logo Sertifikalı Uzmanlardan oluşmaktadır.

Copyright © 2001-2015. Sistem Danışmanlık. Tüm Hakları Saklıdır.